Med mange mennesker, som stadig bliver bedt om at arbejde hjemmefra på grund af Covid-19, er videomøder hurtigt blevet et endnu vigtigere redskab for virksomheder og organisationer. Under disse videomøder er der mange ting, der kan gå galt. F.eks. kan man ved et uheld komme til at vise personlige eller fortrolige oplysninger, når man deler sin skærm. Læs og lær mere om hvordan man kan undgå sikkerhedsbrud, mens man deler sin skærm
Muligheder og udfordringer ved brugen af videomødeservices
Som du måske har oplevet, så spiller videomøder en vigtig rolle i vores professionelle liv. Det faktum at man kan holde og deltage i møder, uden at være fysisk tilstede, giver en stor fleksibilitet. For slet ikke at nævne at det at arbejde hjemmefra også gør, at du kan sidde i shorts og sutsko under møder.
Nu er spørgsmålet, som man bør stille, om jeres virksomhed har nedsat regler for hvilke services man bruge til at holde videomøder? Mange services, såsom Skype, Teams, Zoom, Google Meet, Slack og TeamViewer kan bruges til at holde videomøder.
De forskellige services tilbyder ofte mange af de samme ting, men der kan være store forskelle i niveauet af sikkerhed. Blandt andet kan der være forskelle mellem de forskellige services, når det kommer til at:
-
Lagerplacering af persondata
-
Kvaliteten på de forskellige services IT-sikkerhed
På grund af dette er der nogle virksomheders, som har valgt at bestemme hvilke services, som deres medarbejdere må gøre brug af. På denne måde kan de sikre at alle medarbejdere bruger den samme service, og derved hjælper virksomheden med at sikre god beskyttelse af data.
Note: Hvis din virksomhed ikke er kommet med nogle retningslinjer for, hvilke services som er godkendte til arbejdsbrug, skal du måske undersøge, hvilke services der passer til dine behov. Vi anbefaler at bruge de samme services, som resten af virksomheden, da dette gør arbejdet mindre komplekst og mere sikkert.
Forbered dig til skærmdeling
Under et videomøde er der altid minimum én deltager, der deler sin skærm med de andre deltagere. Skærmdeling giver et direkte overblik over delers skærm og gør at andre kan se en præsentaion eller relevante dokumenter.
Der kan desværre dog også være en negativ side ved dette. Skærmdeling medfører nemlig en risiko for, at andre deltagere ved et uheld kan komme til at se persondata eller andet fortroligt materiale. Dette kan nemt ske, hvis man glemmer at lukke unødige filer, vinduere eller programmer før mødet starter.
For at komme med et eksempel: Linda arbejder som salgschef, og skal have et møde med en potentiel kunde. Problemet starter allerede, da Linda glemmer at lukke et regneark før mødet starter. Da hun deler sin skærm er der derfor to regneark synlige. Den mulige kunde kan derfor pludselig se fortrolige oplysninger om virksomheden og andre kunder.
Du spørger måske dig selv, hvordan du kan undgå at begå den samme fejl som Linda, når du skal dele din skærm til et videomøde? Du har måske hørt om princippet ‘Forberedelse er nøglen’, som netop er rigtig godt her! Hvis du befinder dig i en situation, hvor du vil få brug for at dele din skærm i et videomøde, så er du nødt til at forberede dig inden. Vær sikker på at alle filer, vinduer og programmer, som andre ikke skal se er blevet lukket. Det er ikke nok at bare at gøre dem mindre, eller gemme dem. De skal lukkes helt.
Ellers er der typisk også andre muligheder at benytte sig af, når man deler sin skærm. Man kan vælge at dele hele sit skrivebord, eller kun dele et specifikt vindue på skærmen. Ved at dele et enkelt vindue (f.eks. en PowerPoint præsentation) minimerer man risikoen for ved et uheld at dele ting, som man havde glemt eller ikke havde tænkt over ikke skulle deles med andre. Uanset hvad er den bedste løsning altid at lukke alle vinduer der indeholder information, som andre ikke skal se.
Til sidst er det vigtigt at fremhæve, at den IT-ansvarlige skal sørge for at få delt denne viden til jeres teams.
Når andre deler deres skærm...
Nogen gange er det ikke dig selv, men en anden deltager der deler sin skærm i et videomøde. Selvom at det ikke er dit ansvar at diktere, hvordan andre beskytter deres data under videomøder, men du kan uden tvivl give dem en hjælpende hånd.
Hvis du finder dig selv værende i en situation, hvor en anden person ved uheld er kommet til at dele noget på deres skærm, som det ikke var meningen at du skulle se, så vær venlig og fortæl dem det! Det er lidt det samme, som hvis du selv havde noget til at sidde mellem tænderne. Det kan godt virke lidt pinligt, til at starte med, men du vil nok gerne selv have det at vide med det samme.
Vælg en service og uddane dine medarbejdere
For at opsummere, så skal man vælge en videoservice der passer til ens virksomheds behov. Ved at gøre dette, bliver det mindre komplekst og gør det lettere for medarbejderne at overholde gode datasikkerhedspraksis.
Derudover bør du informere om og opfordre dit team til at lukke vinduer der indeholder fortrolige information og data, inden de deltager i deres møder. Hvis du gør det til en vane at lukke alt inden møder, reducerer du automatisk risikoen for at dele fortrolige data. Vi har et kursus i vores awareness træning, som netop omhandler dette emne. Du kan tjekke det ud her.
